会議室活用

会議室活用

会議室の空き状況・使用履歴を「視える化」して利用率向上をサポート

1.会議室活用ソリューション(人感センサー × Power IoT Platform × Office 365)とは

会議室活用ソリューションは、人感センサーを使用し、会議室のリアルタイムな状況をクラウド上でモニタリング、分析して活用を実現する仕組みです。

これまでの会議室の管理は、予約情報を管理することを中心とした仕組みでした。
会議室活用ソリューションは、会議室の状態をモニタリングすることを中心とした新しい会議室管理の手法です。リアルタイムの使用情報を予約情報と比較することで、予約があるのに使っていない会議室を特定して、その会議室を必要としている人に提供したり、利用傾向を分析して将来の会議室の拡張の判断材料にしたりすることができます。

2.会議室活用ソリューションができるまで

会議室予約がいっぱいなのに、会議室の前を通ったら誰もいない…? という経験はありませんか?
その会議室は、本当に使われているのでしょうか?

予約があるのに空いている会議室…

  • 「会議室の予約キャンセルを忘れた」
  • 「会議が早く終わって空いたけれどそのまま放置してしまった」
  • 「念のため広さの違う会議室を2つ予約していたのを忘れた」
  • 「何時に終わるかわからないので長めにブロック」
  • 「とりあえず終日押さえておいて…」

ある企業で会議室の実稼働率を調査したところ、約3割の会議室が予約されたまま使われていないとの結果が出ました。
多くの企業において、会議室の本当の使用状況を把握することは難しいものです。「会議室が足りない! 予約できない!」という意見をよく聞きます。十分な数の会議室を追加することができれば良いのですが、費用やスペースを確保する必要があり、とても難しいというのが一般的な状況です。

会議室活用ソリューションは、実際の会議室の利用状況を可視化します。
リアルタイムな利用状況がわかると、空いている会議室を必要な人に提供し、稼働率を向上することができます。稼働率を向上させることができれば、コスト削減はもちろんのこと、お客様や社員の満足度向上にもつながります。

会議室活用ソリューションの実装

  • 会議室に人感センサーを設置
  • SIMやWi-Fiを経由してセンサー情報を収集しクラウドサービスに蓄積
  • Office 365 などにある会議室予約情報とマッチングし分析
  • Web から会議室の空き状況や使用履歴をモニタリング

導入による効果

  • 会議室の実稼働率が向上、予約がとれない状況の改善につながる
  • 会議室を予約する業務の効率化が期待できる(調整のリードタイム短縮も)
  • 月別・時間帯別・部門別など、実際の利用状況を元に多角的な分析が可能
  • 分析の結果から、適正な会議室数が明確となり、会議室増設計画の判断が容易に

会議室活用ソリューションの構成


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